要完成事务,关键在于有效的行动步骤。你需要为自己设定行动步骤,也可能需要帮助他人设定他们自己的行动步骤。但并非所有的行动步骤都是有效的。这里告诉你如何设定有效的行动步骤。
作为一名专业教练,我知道客户如果期望在他们的目标上取得进展,就必须采取行动来把教练对谈中所获得的领悟和想法付诸实行。每次教练对谈结束之前,我都会帮助客户制订 2 到 3 个行动步骤。他们必需在下一次对谈之前完成这些行动步骤。
我通常会这样子问及行动步骤:
你可能采取什么行动来向前迈进?
客户对这问题的回答通常会比较含糊、不具体、过于乐观或不实际。但这不是问题,因为这是制订有效行动步骤的起点。我接下来会问的跟进问题,能够帮助他们制订可行、能往前进的行动步骤。
制订行动步骤时,需要察觉到哪些方面有欠缺、不清楚、或不切实际。有效的行动步骤至少包括 5 个要素。
1. 有效的行动步骤能让你向前迈进。 我许多卓有成就的客户所制定的行动步骤,实际上都只是目标;例如 “在九月一日之前启动我们的新方案。” 其实,“目标” 是你期望实现的事情,但它必需透过在一段时间里采取多个步骤来达成。而 “行动步骤” 是一个在小段时间里完成的单一待办事项。要把目标划分为行动步骤,我们的思维方式必需是 “如何向前一步”,而不是 “如何完成”。“目标” 应该具有挑战性,但 “行动步骤” 应该是容易完成。我们可以问:
2. 有效的行动步骤是具体的行为、想法、或决定。 “我将在本周内改善在办公室内的沟通。” 是个意图,而非实际行动。虽然听起来让你感觉不错,但是因为不具体,所以不可能带来多少改变。我们可以提出以下问题来帮助制订更可行的行动步骤:
3. 有效的行动步骤必须是你能掌控的。 一位销售员如果说:“本周内我将完成 10 项交易。” 他只是识别了所期待的结果,并没有列明达成结果的步骤。我们可以用问题来汲引出实现目标所需的行为和心态:
4. 有效的行动步骤是承诺。 “或许我会处理即将来临特会的宣传项目。” 我想、我可能、或许、看看吧、有时间的话… 这些词句都带有不确定性和缺乏承诺。我们可以透过以下提问来评估或增强承诺:
5. 有效的行动步骤让你在完成后把项目从清单中注销。 “我将改变我的饮食习惯,” 这句话有好些问题。除了含糊不清以外,它也不够具体,更不是单一项目。它需要透过长时间和许多不同的行动才能达成。它不能通过清单的测试。我们可以问:
制订有效的行动步骤通常需要一些能促进反思的问题。在我们的脑海里,我们或许觉得自己的行动步骤已经够明确且具体。开声说出来时,常常会暴露出它们的弱点。我们需要大胆地探索行动的含义、用意、及实际做法,以便让它最终能够明确可行。
问题:明确的行动步骤如何帮助你向前迈进?